Nhằm đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch trong quá trình giao dịch cần có một văn bản có tính pháp lý, được sự đồng thuận từ hai bên. Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa cũng cần có hợp đồng nguyên tắc riêng. Bài viết dưới đây chúng tôi gợi ý đến bạn mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp của bạn.
Như thế nào là mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa là gì? Vai trò của hợp đồng nguyên tắc vận chuyển?
Hợp đồng vận chuyển hàng hóa là loại hợp đồng được quy định trong Bộ Luật Dân sự năm 2005 và 2015 vẫn được áp dụng trong thời gian hiện tại. Đây là một văn bản pháp lý được thỏa thuận và ký kết bởi 2 bên: bên chủ hàng và bên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi này tới nơi khác bằng phương tiện nhất định.
Trong đó, bên vận chuyển sẽ có nghĩa vụ nhất định về tài sản (đồ/sản phẩm cần vận chuyển: có các dạng vận chuyển như hóa chất, chuyển hàng nguy hiểm, hàng nặng, trọng tải – trọng trường,…) đến địa điểm đã định và giao cho đúng người có quyền nhận. Bên thuê vận chuyển sẽ phải trả một khoản cước phí vận chuyển bằng hình thức cho phép nào đó.
Vai trò của hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa
Công ty Nam Phú Thịnh chuyên vận chuyển hàng hóa Bắc Nam cho biết rằng Việc xây dựng mẫu hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa và sử dụng vào trong quá trình giao dịch với đối tác, khách hàng là điều cần thiết để tạo cái “tin” đối với hai bên trong quá trình làm việc với nhau. Hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa có thể được áp dụng với bất kỳ đơn nào. Nhưng trên thực tế, hợp đồng vận chuyển thường sẽ áp dụng cho những đơn hàng có giá trị lớn, số lượng nhiều để ràng buộc trách nhiệm, là bảo đảm nhất định cho cuộc giao dịch này.
Với các mặt hàng nhỏ gọn, lẻ, hàng ghép,… nếu người gửi hàng không cần hợp đồng, các đơn vị vận chuyển thường có biên bản bàn giao – nhận hàng với những điều khoản cùng các chứng minh cụ thể (chữ ký, ảnh chụp, thời gian vận chuyển – nhận hàng,…). Đây sẽ là minh chứng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và giao đúng người đúng nơi cũng là căn cứ để khiếu nại – bồi thường nếu có rủi ro xảy ra.
Mẫu hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa chuẩn nhất
Tùy vào từng lĩnh vực hoạt động, các nguyên tắc riêng của doanh nghiệp mà hợp đồng vận chuyển hàng hóa cũng mỗi đơn vị cũng có sự khác biệt. Nhưng nhìn chung, dựa trên các quy định về hoạt động kinh doanh vận tải hàng hóa tại Bộ luật Dân sự Việt Nam và những quyền lợi – nghĩa vụ 2 bên, mẫu hợp đồng nguyên tắc một mẫu hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa cần có đầy đủ các điều khoản cơ bản, rõ ràng, minh bạch như sau:
Thông tin 2 bên của hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa
Nội dung đầu tiên cần có của bất kỳ hợp đồng vận chuyển hàng hóa nào đó chính là thông tin 2 bên: Bên A (Bên chủ hàng), bên B (bên vận chuyển).
Những thông tin cần kê khai có trong mục này bao gồm:
- Tên đơn vị công ty
- Địa chỉ trụ sở
- Điện thoại: số hotline đang sử dụng
- Fax (nếu có)
- Đại diện
- Chức vụ
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Số tài khoản nhân hàng (đầy đủ số, tên ngân hàng, chi nhánh)
- Dòng chữ “Cùng thỏa thuận ký kết Hợp đồng kinh tế theo các điều khoản cụ thể sau đây:”
(Đơn vị là doanh nghiệp cần điền đủ các thông tin doanh nghiệp như trên. Với bên khách hàng là cá nhân thì chỉ cần điền các thông tin liên hệ cần có.)
Lưu ý: Trước mục thông tin 2 bên của văn bản hợp đồng nguyên tắc luôn cần có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, dòng cách, tên loại hợp đồng, số hiệu, các căn cứ, thời gian hợp đồng. Tất cả được trình bày rõ ràng, cỡ chữ, phông chữ và khoảng cách. Và phải được thể hiện theo đúng quy định về văn bản hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành.
Nội dung công việc
Ở mục nội dung công việc của hợp đồng vận chuyển hàng hóa cần nêu rõ việc bên A đồng ý thuê bên B để vận chuyển hàng hóa và bên B đồng ý vận chuyển cho bên A.
Tên hàng và đặc tính
Hợp đồng ký kết đồng ý – nhận giao mặt hàng gì, có đặc tính ra sao đều phải thể hiện trên hợp đồng này.
Lưu ý các thông tin sau:
- Hàng hóa cần vận chuyển là các sản phẩm do bên A chỉ định.
- Chi tiết các thông tin về hàng hóa: số lượng, thời gian, địa điểm giao của mỗi đợt vận chuyển,… đều được hiển thị đầy đủ trên phiếu xuất kho của bên A.
Đơn giá cước vận chuyển
Thể hiện rõ thông tin:
- Bên B vận chuyển sản phẩm (nêu rõ loại/tên) cho bên A theo đơn giá tạm tính, vận chuyển từ đâu tới đâu.
- Đơn giá cụ thể
- Thông tin khác: cam kết mỗi đơn hàng mỗi lô là một phần không thể tách rời với hợp đồng, chưa/có bao gồm thuế VAT và các phụ phí phát sinh khác.
Thời gian, địa điểm giao nhận hàng
Thể hiện thời gian nhận – giao hàng & địa điểm giao nhận cụ thể theo bên A.
Lưu ý: Mục 3 – 4 – 5 có thể gộp thành 1 điều “Đơn giá vận chuyển” hoặc tách ra nếu muốn chi tiết, rõ ràng hơn.
Trách nhiệm các bên
Phần trách nhiệm của các bên được chia thành 2 điều bao gồm:
Trách nhiệm của bên A:
- Thanh toán cước đúng hạn. Không đúng hạn thanh toán chịu trách nhiệm theo hợp đồng.
- Thông báo về kế hoạch giao hàng, số lượng, loại hàng để bên B sắp xếp phương tiện là lấy hàng theo thời gian phù hợp.
- Cung cấp chính các địa chỉ, thông tin bên nhận hàng.
- Lập phiếu xuất kho từng chuyến hàng vận chuyển (ghi rõ tên hàng, số lượng, quy cách, điểm giao,…).
Trách nhiệm của bên B:
- Tiếp nhận thông tin từ bên A, sắp xếp phương tiện vận chuyển. Nếu có vấn đề thiệt lại, sai thời gian và thiếu phương tiện không thông báo trước thì bên B sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm với bên A.
- Thực hiện vận chuyển hàng hóa đến điểm giao an toàn, giao cho người có quyền nhận, chụp và ký người giao – người nhận hàng. Trường hợp rủi ro hư hại, mất mát, giao chậm,… Bên B hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại với bên A.
- Chịu chi phí vận chuyển.
- Cung cấp đủ thông tin về xe (biển số, chủng loại), thông tin tài xế thực hiện vận chuyển (CMND, thẻ căn cước, số điện thoại).
- Cung cấp các chứng từ cần thiết khi yêu cầu thanh toán.
Phương thức thanh toán
Cần có các thông tin như:
- Loại tiền thanh toán (thường là VNĐ).
- Phương thức thanh toán: thời gian thanh toán, số đợt nhanh toán, mức hạn thanh toán từng đợt.
- Điều kiện để thanh toán khi bên B nhận đủ chứng từ VAT, biên bản giao nhận của đại diện nhận hàng.
- Hình thức thanh toán: trực tuyến, chuyển khoản,…được quy định rõ ràng.
Điều khoản chung
Các điều khoản chung bao gồm:
- Hai bên cam kết thực hiện đúng theo các điều khoản, nguyên tắc hợp đồng.
- Có các phát sinh bên ngoài, 2 bên sẽ trao đổi để thống nhất biện pháp giải quyết (được thể hiện trong mục phụ lục hợp đồng/văn bản đi kèm khác).
- Không được đơn phương thay đổi điều khoản nếu chưa có sự đồng ý của bên còn lại.
- Các tranh chấp sẽ được giải quyết trực tiếp từ 2 bên hoặc thông qua Tòa Án kinh tế địa phương.
- Thời gian có hiệu lực của hợp đồng.
- Số lượng hợp đồng được thành lập (thường là 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị pháp lý như nhau).
Thời gian hợp đồng, chữ ký 2 bên
Phần cuối cùng của hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa bao giờ cũng cần có chữ ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên người đại diện 2 bên.
Lưu ý: Nếu thời gian ký kết hợp đồng đã được ghi trên đầu của văn bản thì không cần ghi ở cuối (linh hoạt 2 vị trí đầu – cuối hợp đồng).
Một số lưu ý khi lập hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa
- Bố cục trình bày rõ ràng, đúng quy định về phông chữ, khoảng cách, cỡ chữ, in đậm/nghiêng.
- Câu từ rõ ràng, mạch lạc, không có 2 nghĩa.
- Các thông tin trong hợp đồng cần chính xác, không được chỉnh sửa, thay đổi sau khi ký kết và đã có hiệu lực.
- Cần có đủ thông tin 2 bên và chữ ký, đóng dấu mộc theo quy định.
Các thông tin về mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa trên chỉ mang tính chất tham khảo. Câu từ có thể chưa chính xác để áp dụng vào văn bản hợp đồng, người soạn hợp đồng cần điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác, mạch lạc và rõ ràng hơn.
