Du lịch là một lĩnh vực cạnh tranh, đòi hỏi sự thay đổi và áp dụng công nghệ rất cao để theo kịp tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của nó. Đặc biệt trong quá trình vận hành, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tour du lịch thường gặp phải nhiều cản trở ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Trên nghiên cứu thực tế, các công ty du lịch có thể tăng doanh thu bán hàng lên gần 30% nhờ áp dụng phần mềm quản lý. Bài viết này sẽ nói rõ hơn lý do bạn nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý du lịch.
Lợi ích mà phần mềm quản lý du lịch đem lại
Quản lý chăm sóc khách hàng tốt hơn
Trên cơ bản, các phần mềm quản lý du lịch (mà tiêu biểu nhất là phần mềm CRM – Customer Relationship Management) đều phải đảm bảo chức năng chính đó là tối ưu hóa mối quan hệ với khách hàng thông qua ba hoạt động chính là Sales – Marketing – Customer Services. Ai cũng biết rằng khách hàng là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp, là người đem về doanh thu, giúp doanh nghiệp tiếp tục vận hành.
Do đó, phần mềm quản lý du lịch sẽ tập trung dữ liệu của các khách hàng khác nhau, giúp bạn quản lý dữ liệu về họ một cách logic và nhất quán hơn, từ đó sẽ lên các hoạt động phù hợp (gửi báo giá, đặt lịch hẹn, quản lý hợp đồng, quản lý công nợ khách hàng, các chiến dịch Email Marketing, SMS Marketing, Mobile Marketing…) đồng thời tự động hóa một số quy trình chăm sóc khách hàng sau khi chốt hợp đồng dịch vụ (gửi thư cám ơn, gửi lời chúc các dịp quan trọng, gửi các chương trình tri ân hay khuyến mãi…).
Phân tích dữ liệu hoàn chỉnh
Hệ thống quản lý du lịch giúp bạn thu thập tất cả dữ liệu từ thông tin cá nhân, nhu cầu, mong muốn của các khách hàng hiện hữu cho đến khách hàng tiềm năng, từ đó giúp bạn phân tích thông tin chi tiết hơn, chất lượng hơn, và thậm chí có thể xuất ra kết quả dưới nhiều dạng khác nhau (biểu đồ, bảng tính…) đồng thời lưu trữ chúng vào một kho. Điều này giúp bạn có được một cái nhìn tổng quát và toàn diện về tình hình thị trường, đặc điểm khách hàng tiềm năng và hiện có.
Các doanh nghiệp du lịch sẽ xây dựng các hệ thống quản lý chi tiết hơn thông tin và hành vi của khách hàng, có cơ sở để đưa ra những những chiến lược Marketing và chăm sóc sau dịch vụ khác nhau đến những phân khúc đối tượng nhất định ( bản chất của CRM). Ví dụ từ các thông tin sử dụng dịch vụ của khách hàng hiện tại, bạn sẽ hiểu rõ đối tượng thuộc độ tuổi nào, có đặc điểm ra sao sẽ ưa chuộng những loại hình du lịch gì, thời điểm nào họ sẽ lựa chọn dịch vụ. Từ đó, bạn có thể tìm thấy các cơ hội tiềm năng để chốt hợp đồng cũng như mở rộng đối tượng khách hàng mới.
Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Khi quy mô doanh nghiệp của bạn ngày càng rộng mở, số lượng khách hàng của bạn tăng lên, đặc biệt là trong những thời gian cao điểm khách du lịch sẽ đặt tour, đặt phòng hay vé máy bay với tần suất lớn, như vậy sẽ càng có nhiều công việc và phát sinh, đặc biệt khi khách hàng có những thay đổi về thông tin. Bạn sẽ khó có thể quản lý công việc tất cả công việc với những công cụ truyền thống sao cho vẫn đảm bảo kịp thời gian.
Những chia sẽ từ Groove Technology Software Company – đơn vị làm phần mềm uy tín ở Việt Nam nhờ phần mềm quản lý du lịch và phần mềm đào tạo nội bộ Mona SkillHub sẽ giúp bạn giải quyết những khó khăn với khối lượng công việc khổng lồ từ việc quản lý đặt tour, quản lý hợp đồng dịch vụ, phiếu thu, thông tin phát sinh cho đến các hệ thống gửi thư tự động, quản lý nhân viên tự động, tính toán chi phí, xuất báo cáo… Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm khối thời gian đáng kể khi phải trực tiếp thực hiện hay kiểm tra từng số liệu, đồng thời tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực khi bản thân chúng đã có thể đảm nhiệm vô số chức năng khác nhau.
Tinh giản quy trình quản lý của doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, tỷ lệ thuận với số lượng nhân viên trong công ty ngày càng tăng để phục vụ nhu cầu khách hàng ngày càng lớn. Khi quy mô cửa hàng lớn hơn, đối tác của công ty Từ đó sẽ kéo theo hàng tá vấn đề phát sinh, chẳng hạn khi số lượng khách hàng tăng đáng kể, điều đó bắt buộc chủ doanh nghiệp phải tuyển dụng nhiều hơn các nhân viên tư vấn khách hàng, từ đó kéo theo sự mở rộng về văn phòng làm việc, công việc hành chính, nhân sự, kế toán… và kéo theo đó là số lượng nhân viên các phòng ban khác theo thời gian cũng tăng dần theo khiến cho bộ máy doanh nghiệp ngày càng một lớn hơn, đi kèm với khuyết điểm là nó khá cồng kềnh và khó quản lý.
Phần mềm quản lý du lịch có thể giải quyết các vấn đề đó, bởi nó sẽ thay thế con người thực hiện các tác vụ cần thiết, có thể xử lý khối lượng công việc của nhiều người khác nhau, và đặc biệt là nó có thể hỗ trợ người lãnh đạo liên kết các phòng ban bằng cách tạo một liên kết giữa các công cụ, ứng dụng lại với nhau như kết nối với các website đặt tour du lịch, ứng dụng OTA…
Tính bảo mật cao hơn
Khi sử dụng các phần mềm truyền thống như Excel, Word… điều gì sẽ xảy ra nếu chẳng may bỗng dung mất điện, chẳng phải bao dữ liệu sẽ mất hết? Và điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên của bạn nghỉ phép hoặc nghỉ việc, liệu các nhân viên còn lại có nắm được công việc và thông tin để hỗ trợ trong khoảng thời gian đó? Và bạn có nghĩ đến phương án back-up dữ liệu phòng những trường hợp rủi ro? Và bạn có chắc chắn rằng dữ liệu doanh nghiệp sẽ không bị rò rỉ ra bên ngoài?
Trong một thế giới lấy Internet làm trung tâm như hiện nay thì việc áp dụng những phương pháp truyền thống khiến cho cơ sở dữ liệu của bạn có thể dễ dàng trở nên lỗi thời và bảo mật kém. Nhưng phần mềm quản lý du lịch sẽ khắc phục những khuyết điểm đó bằng hệ thống lưu trữ đám mây hiện đại và tiên tiến giúp cho dữ liệu luôn được lưu giữ và sao lưu dù có bất kỳ sự cố nào. Từ đó việc chuyển giao dữ liệu sẽ tiến hành dễ dàng hơn, đồng thời quy trình bảo mật cũng cao hơn vì hệ thống mật khẩu an toàn.
Cải thiện doanh thu hiệu quả
Việc hướng đến sự chuyên nghiệp và tiện lợi trong quá trình quản lý du lịch nhằm làm hài lòng khách hàng, tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả quản lý, tất cả đều hướng đến mục đích sau cùng là tăng doanh thu cùng lợi nhuận. Phần mềm quản lý du lịch thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách mạnh mẽ bằng việc nó luôn cung cấp cho các nhân viên tư vấn, marketing và dịch vụ khách hàng mọi thông tin về khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Từ những thông tin trên, bạn có thể phát triển các chiến lược bán hàng – Marketing – chăm sóc khách hàng nhằm tìm kiếm nhiều khách hàng hơn, gia tăng tỷ lệ chốt hợp đồng dịch vụ, tăng doanh thu và lợi nhuận. Theo thống kê, tất cả những doanh nghiệp đã từng sử dụng thiết kế phần mềm của công ty phần mềm Mona đều thấy kết quả doanh thu của công ty có cải thiện rõ rệt sau 3 – 6 tháng, tăng trung bình từ 20 – 30%; năng suất bán hàng tăng từ 20-25%; tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành hợp đồng lên đến 30%; mức độ hài lòng của khách hàng tăng từ 30 – 35%;… Khi các đối thủ cạnh tranh của bạn không ngừng cải thiện và tìm kiếm cơ hội phát triển, đừng để doanh nghiệp của mình bị tụt lại so với họ.
Trong bối cảnh các giải pháp quản lý truyền thống không còn phù hợp, thì sự hỗ trợ của một phần mềm quản lý du lịch mới để quá trình quản trị hiệu quả hơn là cần thiết. Hy vọng qua chia sẻ trên của chúng tôi giúp bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích.
Xem thêm: Những tính năng quan trọng không thể thiếu khi thiết kế website du lịch
